Programări

Agenda pe zi, pe cabinet și pe medic. O programare are pacient, cabinet, medic (opțional), dată și oră, durată, motiv.

Programare nouă

1. Alege ziua, cabinetul, medicul și, opțional, serviciul (din serviciile programabile: completează durata) → lista Ora arată doar orele libere: din programul de lucru al medicului dacă e configurat (Program medici: zile, ore, slot, număr maxim), altfel 08:00–16:00; două programări nu se pot suprapune pe același medic. Programarea se salvează cu Programează.
2. Pacientul se caută după CNP / nume; dacă nu există, creează-l rapid.
3. Apasă Programează. Confirmarea către pacient: verbal / telefonic sau prin SMS (automat ori din agendă, vezi „Confirmarea prin SMS” mai jos).

Din asistent: „programează pacientul Popescu Ion la cardiologie mâine la 10” deschide formularul cu pacientul ales și, dacă le-ați spus, cabinetul, medicul, ziua și ora (ora numai dacă e liberă); alegeți ora și apăsați Programează.

În ziua programării

• Check-in când pacientul sosește: se creează consultul și apare în coada cabinetului (Ambulator). Pacientul care a anunțat din portal că a ajuns are sub status „a sosit (din portal)”: check-in-ul îl faceți tot dumneavoastră (vezi mai jos „Sosiți din portal”).
• Reprogramare: altă dată / oră, cu aceeași validare de suprapunere.
• Neprezentat după ora programării, dacă pacientul nu a venit; Anulare cu motiv dacă a anunțat.
• Tichet: tichetul de programare tipărit pentru pacient (data și ora, cabinetul, medicul, serviciul, ce să aducă, telefonul secției pentru reprogramare).
• Confirmă prezența (pe o programare activă, neconfirmată): pacientul a spus că vine, de obicei la telefon; sub status apare „✓ prezență confirmată · de personal”, cu ora și numele dumneavoastră. Vezi mai jos „Confirmarea prezenței”.
• Bon de ordine (pe programările de azi): numărul zilei la cabinetul programării, pentru sala de așteptare; apoi Tipărește bonul lângă mesaj. Chemarea și panoul: Ambulator → Bonuri de ordine.

Vizualizări

Pe zi (toate cabinetele), pe cabinet, pe medic; filtre pe stare (programată, check-in, finalizată, anulată, neprezentat). Serviciul programat apare în agendă lângă motiv.

Tipărește / Export Excel din bara agendei dau lista programărilor zilei, pe cabinetul și medicul alese (ora, pacientul, telefonul, medicul, serviciul, starea).

Programări de medicină de familie

Cabinetul de medicină de familie programează din pagina Medicina de familie: consultații → Agenda cabinetului: durata orei vine din tipul consultației (acută, cronic, prevenție copil / adult, domiciliu, la distanță), iar consultațiile la domiciliu se pun numai în orele rezervate pentru ele. Programarea apare aici ca oricare alta, cu reamintirile și confirmările obișnuite; în coloana Motiv (și în lista tipărită sau exportată) are eticheta tipului, de exemplu MF: acută, MF: prevenție copil / MF: prevenție adult (după vârsta la data programării) sau MF: la domiciliu. Programările făcute direct din Programări nu au tip MF.

Programări la laborator și imagistică (domenii)

Când există domenii de investigații (Configurare programări → Domenii), formularul are câmpul Domeniu de investigații: alegerea lui fixează cabinetul domeniului (punctul de recoltare, cabinetul de ecografie) și durata, apoi se bifează analizele / investigațiile din lista domeniului. La un domeniu de laborator se alege și plata analizelor (CAS sau contra cost). Capacitatea pe zi a domeniului se vede lângă cabinet și se respectă la salvare și la reprogramare.

La check-in, pe lângă consultul de ambulator, se creează automat cererea de laborator (trimisă, cu tipul de plată ales) sau cererile de imagistică, cu investigațiile programării.

Programări conexe

Unele servicii cer o altă programare legată (de exemplu analizele sau EKG-ul înaintea consultului, controlul după procedură); legăturile și fereastra în zile se configurează în Configurare programări → Programări conexe. Pe agendă, butonul Legături arată pentru programare ce servicii conexe cere, care sunt programate sau efectuate și care lipsesc; Programează completează formularul cu același pacient, serviciul cerut și o zi în fereastră, iar programarea se salvează legată de cea principală (fereastra se verifică la salvare și la reprogramare). Anularea programării principale anulează și programările conexe încă neefectuate.

Confirmarea prin SMS

Programarea se poate confirma pacientului prin SMS, pe telefonul din fișa lui, prin același adaptor ca SMS-urile către aparținători (fără furnizor configurat, mesajul doar se jurnalizează ca „simulat”):

• automat, la crearea și la reprogramarea programării, cu setarea Confirmarea programării, automat (sms.programare_auto, grupa „SMS către aparținători și pacienți” din setări). Mesajul se pune în coada SMS după salvare și îl trimite serviciul din fundal, cu reîncercări (setările „Încercări de trimitere” și „Pauza după un eșec”): un furnizor care nu răspunde nu oprește programarea, iar dacă programarea se mută (la altă oră, în alt cabinet, la alt medic — chiar și înapoi la ora inițială) sau se anulează înainte de trimitere, confirmarea veche nu mai pleacă, numai cea de după ultima modificare;
• manual, din agendă: SMS confirmare (sau Retrimite SMS) pe o programare activă, pentru pacientul cu telefon. Trece prin aceeași coadă, dar se încearcă imediat; un eșec rămâne în coadă, cu reîncercări.

Textul vine din șablonul Șablon de confirmare a programării (sms.sablon_programare), cu câmpurile {pacient}, {data}, {ora}, {cabinet}, {medic}, {serviciu}, {unitate}, {telefon_sectie} (telefonul cabinetului sau al unității) și {instructiuni} (instrucțiunile serviciului / domeniului). Pe agendă, sub status, apare „SMS ✓” cu ora confirmării; reprogramarea șterge marcajul până la noul SMS. Mesajele rămân în jurnalul SMS, legate de programare.

Reamintirea prin SMS

În ziua dinaintea programării, pacientul primește un SMS de reamintire, prin aceeași coadă și același furnizor ca celelalte SMS-uri (fără furnizor configurat, mesajul doar se jurnalizează ca „simulat”). Se pornește din setări, grupa „SMS către aparținători și pacienți”:

• Reamintirea programărilor, automat (implicit „nu”) și Reamintirile pleacă de la ora (implicit 10:00): serviciul din fundal verifică la 5 minute și pune în coadă reamintirile programărilor de mâine; o programare făcută după ora reamintirii, tot pentru mâine, o primește la următoarea verificare.
• Ore de liniște: de la / până la (implicit 21:00 – 08:00): în acest interval nu pleacă nicio reamintire, nici cele rămase în coadă (pleacă la sfârșitul liniștii, doar dacă programarea nu a trecut).
• Șablon de reamintire a programării: aceleași câmpuri ca la confirmare, plus {cod} (numărul programării), {raspuns} (textul „Raspundeti DA … pentru confirmare sau NU … pentru anulare”, numai când răspunsurile sunt pornite) și {confirmare} (linia „Confirmati in portal: adresa”, vezi „Confirmarea prezenței”; fără câmp în șablon, linia se pune la sfârșit).

Primesc reamintirea doar programările active (programate) ale pacienților cu telefon în fișă care nu au bifat în fișă Fără SMS de reamintire; o programare primește o singură reamintire pentru ora ei. Dacă programarea se mută sau se anulează înainte de trimitere, reamintirea veche nu mai pleacă; mutată tot pe mâine, primește una nouă, cu ora nouă.

Butonul Reamintiri SMS din bara agendei deschide jurnalul reamintirilor pentru programările zilei alese (telefon, status, ora plecării, răspunsul pacientului); Trimite reamintirile acum pune imediat în coadă reamintirile de mâine, cu aceleași reguli (dreptul „programari.administrare”). Pe agendă, sub status, apare „Reamintire: …” sau, după răspunsul „DA”, „✓ prezență confirmată · prin SMS” cu ora.

Răspunsurile pacienților (oprite implicit): doar dacă furnizorul de SMS primește mesaje și le poate trimite mai departe. Cu Răspunsurile pacienților (DA / NU) pornită și Cheia webhook-ului de răspunsuri completată, furnizorul trimite fiecare răspuns la POST /api/sms/raspuns (JSON { "de": "+40722…", "text": "DA 1234" }, antetul X-Nexus-Cheie cu cheia). „DA” confirmă programarea (apare „✓ prezență confirmată · prin SMS”, ca la confirmarea din portal), „NU” o anulează (cu observația „Anulată de pacient prin SMS”); codul e opțional, fără el se ia cea mai recentă reamintire trimisă acelui număr în ultimele 3 zile. Reprogramarea șterge confirmarea pacientului.

Confirmarea prezenței

Ca să știți dinainte cine vine (și pe cine să sunați), pacientul își poate confirma prezența pe trei căi, toate cu aceeași marcă sub status, „✓ prezență confirmată”, urmată de cale și oră:

• din portal: cu portalul pacientului pornit și setarea „Confirm că vin” din portal (implicit „da”), pacientul vede pe fiecare programare viitoare, cu câteva zile înainte („Confirm că vin”: se deschide cu … zile înainte, implicit 3), butoanele Confirm că vin și Nu mai pot veni. „Nu mai pot veni” anulează programarea cu regula orelor din portal (Pacientul anulează o programare cu cel puțin … ore înainte); mai târziu, pacientului i se cere să sune la Telefon pentru programări. Reprezentantul (părinte, tutore) poate confirma în numele pacientului: marca arată și „reprezentant: nume (#fișa …)”. Programările din portal încă „de confirmat” nu se pot confirma până nu le acceptă registratura.
• prin SMS: răspunsul „DA” la reamintire (vezi mai sus), când răspunsurile sunt pornite.
• de personal: butonul Confirmă prezența din agendă, după ce ați vorbit cu pacientul; în marcă apare numele dumneavoastră.

O confirmare făcută rămâne cu calea ei (a doua confirmare nu o schimbă). șterge, lângă marcă, o anulează (oricare cale, de exemplu notată din greșeală). Reprogramarea șterge confirmarea, ca pe cea prin SMS: era pentru ora veche.

Butonul Neconfirmate din bara agendei, cu numărul lor, lasă în tabel numai programările active ale zilei fără confirmare (fără cele din portal încă „de confirmat”): lista celor de sunat. Apăsat din nou, arată toată ziua.

Reamintirea SMS poate trimite pacientul la portal: cu portalul și „Confirm că vin” pornite, Adresa portalului completată și pacientul cu acord pentru portal, la sfârșitul reamintirii se adaugă, în limba lui din portal, „Confirmati in portal: adresa” (în engleză „Confirm in the portal: …” etc.). Setarea „Confirm că vin”: linia din SMS-ul de reamintire: Când încape într-un SMS (implicit; linia se pune numai dacă reamintirea rămâne de cel mult 160 de caractere, altfel pleacă fără ea), Mereu (și dacă devin două SMS-uri) sau Niciodată.

Sub status mai poate apărea formular trimis de pacient: pacientul a completat și a trimis din portal un formular cerut pentru această vizită (formulare înainte de vizită); apăsat, deschide răspunsurile în fila Portal a dosarului. din portal (și de confirmat) arată programările făcute de pacient din portal; mutată din portal arată o programare pe care pacientul a mutat-o singur pe altă oră (modul „Direct pe locurile libere”, ghidul portalului), cu ora veche în observații.

Sosiți din portal („Am ajuns”)

Cu portalul pacientului pornit și setarea „Am ajuns” din portal (check-in la sosire) (implicit „nu”), pacientul ajuns la spital își anunță singur sosirea: scanează cu telefonul codul QR de pe ecranul recepției și intră în portal. Sosirea se notează pe programările lui din fereastra din jurul orei (implicit de la 60 de minute înainte până la 30 de minute după; setările „Am ajuns”: de la … și până la …), la cabinetul codului.

• Ecran check-in (în bara agendei, se deschide într-o filă nouă; adresa /programari/ecran-checkin): codul QR pe tot ecranul, pentru o tabletă sau un monitor de la recepție. Alegeți cabinetul (sau Tot spitalul, pentru recepția centrală) și apăsați Afișează codul; cu un cabinet ales în filtrul agendei, ecranul se deschide direct pe el. Lăsați pagina deschisă pe tot ecranul (F11). Codul se schimbă singur la 5 minute, ca sosirea să nu se poată anunța de acasă (unul fotografiat mai trece cel mult încă 5 minute). Ecranul cere un utilizator conectat cu dreptul de a vedea programările: un cont de recepție cu drepturi minime ajunge; un utilizator limitat pe secții arată numai cabinetele lui, iar „Tot spitalul” numai un utilizator fără limită. Când sesiunea se încheie, ecranul o spune: intrați din nou în Nexus.
• În agendă, sub status: a sosit (din portal), cu ora și, dacă a anunțat un reprezentant, „reprezentant: nume (#fișa …)”. Marca rămâne și după check-in, ca istoric.
• Sosiți, în așteptare (butonul din bara agendei, cu numărul lor): numai pacienții care și-au anunțat sosirea și n-au trecut încă prin check-in, în ordinea sosirii. La fiecare apăsare agenda se recitește, ca să apară și cei sosiți între timp.
• Sosirea din portal nu înlocuiește check-in-ul: statusul rămâne „Programată” până apăsați Check-in (episodul, plata, actele se fac ca înainte). Am ales o marcă separată, nu statusul „Prezent”, ca registratura să confirme în continuare cine a fost primit.
• Reprogramarea șterge sosirea (era pentru ora veche). Fiecare sosire anunțată intră în jurnalul de audit (portal.checkin), pe programare.
• Fără telefon, fără cont în portal sau după fereastră, pacientul merge la ghișeu, ca de obicei. Un chioșc fără autentificare (codul de pe SMS / tichet tastat pe o tabletă) nu există: ar fi arătat cui e programarea oricui are codul.

Asistentul din colț răspunde la „cine a sosit și așteaptă”.

Tichetul

Tichetul tipărit are datele programării, investigațiile alese și, dacă există, textul șablonului de tichet al serviciului, al domeniului sau cel implicit (Configurare programări → Șabloane de tichet); fără șablon, textul standard și instrucțiunile de pregătire ale serviciului / domeniului. Ghidul configurării: Programări: domenii, conexe, tichete.

Cereri din portal

Dacă spitalul a pornit în portalul pacientului „Cer altă oră” sau programarea online, cererile pacienților ajung aici. Cât sunt cereri în așteptare (pe secțiile dumneavoastră), în bara agendei apare butonul Cereri din portal, cu numărul lor, iar clopoțelul „De făcut” arată „N cereri din portal așteaptă registratura” celor cu dreptul programari.administrare; linkul deschide agenda cu panoul cererilor.

Panoul Cereri din portal arată, de la cea mai veche: când a venit cererea, pacientul și telefonul, felul (Altă oră sau Programare nouă), programarea (data, cabinetul, medicul, serviciul), ce propune pacientul (zilele, cu „dimineața” / „după-amiaza” / „oricând”, și mesajul lui) și starea. Bifa și cele procesate (30 de zile) adaugă cererile la care s-a răspuns, cu cine a răspuns. Sub mesajul pacientului scris în altă limbă decât româna apare Tradu în română (cu asistentul AI pentru text și traducerea pornite; traducerea nu se salvează, vezi ghidul Asistent AI).

• Altă oră: nimic nu se mută singur. Alege ora deschide ziua (prima zi propusă) și orele libere ale medicului programării, cu durata ei; ✓ marchează orele din zilele și intervalele propuse. Mută programarea o mută ca Reprogramare din agendă (aceleași verificări) și trimite SMS-ul de confirmare, dacă e pornit. Pentru alt cabinet sau alt medic, mutați programarea din agendă, apoi refuzați cererea cu motivul.
• Programare nouă (modul „Cerere de confirmat”): programarea există deja în agendă, la ora aleasă de pacient, cu „din portal” și „de confirmat” sub status, și ține locul. Confirmă o face programare obișnuită (pleacă SMS-ul de confirmare; până atunci nu pleacă nici confirmarea, nici reamintirea).
• Refuză cere motivul (pacientul îl vede în portal). La o programare nouă, refuzul o anulează și eliberează ora; la altă oră, programarea rămâne cum era.
• Plata la programarea online (dacă e pornită în portal): sub programare apare „plătit online 150.00 lei” sau „așteaptă plata până la 14:30”. Cea care așteaptă plata obligatorie nu se poate confirma (o confirmați după plată sau o refuzați); neplătită la termen, se anulează singură și cererea se închide. Refuzul unei programări plătite pune plata „de restituit” în Financiar → Plăți online (rândul arată „· de restituit”); restituirea se face din panoul Stripe.

Fiecare acceptare și fiecare refuz intră în jurnalul de audit (programari.portal-cerere-acceptata, programari.portal-cerere-refuzata). Cu anunțurile portalului pornite, pacientul primește un SMS / e-mail că răspunsul e în portal; sub starea cererii apare „Pacientul a fost anunțat prin SMS la …”, „Anunțul pacientului așteaptă trimiterea” (ore de liniște) sau „Fără anunț: motivul”. Cererile rămase fără obiect se închid singure: programarea anulată sau marcată neprezentat, pacientul prezent (check-in; la o programare nouă înseamnă confirmată) sau ora trecută fără răspuns (programarea nouă neconfirmată se anulează). Pacientul își poate retrage cererea cât e în așteptare. Programările făcute de pacient din portal (și cele directe) au „din portal” sub status în agendă; cu plata la programare, și „plătit online …” sau „așteaptă plata până la …” (în modul Direct, cea care așteaptă plata obligatorie nu e încă confirmată: fără SMS de confirmare până la plată). Anularea din agendă a unei programări plătite online pune plata „de restituit” în Financiar → Plăți online.

Lista de așteptare (dacă e pornită în portal): butonul Cereri din portal apare și cât timp cineva așteaptă; sub cereri, panoul arată pacienții care au cerut să fie anunțați dacă se eliberează o oră mai devreme: de când, pacientul (și reprezentantul care a cerut, dacă e cazul), programarea lor, fereastra („următoarele 7 zile” sau „oricând înainte”) și câte anunțuri au primit. Nu e nimic de făcut aici: când anulați o programare din cabinetul lor, anunțul pleacă singur (cei mai vechi întâi), iar ora nu se rezervă. Dacă pacientul alege ora din portal în modul „Cerere de confirmat”, primiți o cerere Altă oră cu nota „Ora eliberată aleasă din portal: …”, pe care o mutați ca pe celelalte. Cererea dispare când programarea trece, se anulează sau pacientul o retrage.

Programul medicilor

Pagina Program medici (ghid separat) definește intervalele săptămânale pe medic și catalogul serviciilor programabile; o programare în afara programului sau peste numărul maxim e refuzată cu mesaj explicit.